Gestão de tempo para empresários — como aprimorar?

Tempo de leitura: 12 minutos

Com o fim de não lhe fazer perder tempo, irei direto ao ponto. Se você está lendo este artigo, por certo, quer ganhar tempo. Com toda a certeza, nesta página, você vai tirar 2 grandes aprendizados sobre a gestão de tempo:

► Como, de fato, você tem usado o seu tempo? (Faça o teste)

► Como organizá-lo e usá-lo de forma correta, de modo a maximizar seus resultados e sua qualidade de vida?

É provável que você se decepcione ao saber o quanto tem usado mal esse recurso tão valioso — o tempo. Então, comece a usá-lo bem agora mesmo, tirando apenas alguns minutos para considerar as questões levantadas aqui. Boa leitura!

Tenha clareza mental!

Já falei neste blog sobre a importância da clareza mental. E, antes de mais nada, até antes mesmo de falarmos sobre a gestão de seu negócio, é  de vital importância que você possua clareza do que deseja para a sua empresa — e para sua vida também. Assim sendo, você definirá metas bem específicas e congruentes.

Como toda meta nos induz à sensação de urgência, obter performance no uso do recurso mais escasso que existe — o tempo — torna-se crucial.

Enfrente o grande inimigo

É provável que você se sinta assim. Muitos empresários enfrentam um grande inimigo: a rotina de apagar incêndios. Parece que os problemas não acabam. Quando sobra tempo, gastam-no no operacional da empresa. E quase não gastam nenhum tempo no estratégico, que é a esfera do tempo que conduzirá seu negócio ao progresso.

Saiba, desde já, que sua vida empresarial pode ser muito mais do que tem sido. É possível vencer esse desafio, sair da profissão de bombeiro da sua empresa e usar seu tempo de uma forma que valorize muito mais suas habilidades únicas e inteligência. Para isso, primeiramente, é necessário saber como está a sua gestão de tempo.

Nas sessões que faço com empresários, costumo utilizar um teste com a finalidade de avaliar a forma como estamos usando esse recurso. Esse, foi idealizado por Christhian Barbosa, considerado “O Senhor do Tempo” pela revista Exame.

Depois que ler este artigo, você poderá realizá-lo por meio do link no final desta página. Mas, primeiro…

Entenda as esferas do tempo

As esferas do tempo são classificadas em três áreas: importante, urgente e circunstancial. Entenda a que se refere cada uma delas!

Importante

Nesta esfera estão as atividades verdadeiramente importantes, que fazem a diferença e trazem os melhores resultados, em qualquer área da sua vida.

Urgente

Compreende tudo aquilo que deveria ter sido feito, mas não foi. Era importante, mas virou urgente. Precisa ser feito imediatamente.

Circunstancial

Envolve o tempo empregado em qualquer atividade que não traz qualquer tipo de resultado para você. Você executa essas atividades pela força das circunstâncias, por obrigação ou por não ter ninguém para executá-las.

Analise os resultados do teste Tríade do Tempo

É muito provável que seu tempo esteja sendo principalmente ocupado pelas esferas da urgência e circunstancial. E isso é ruim, pois, para obter o máximo de resultados, seja na sua empresa, seja em qualquer outra área da sua vida, o ideal é a seguinte combinação dessas esferas é:

• 70% — Importante;

• 20% — Urgente;

• 10% — Circunstancial.

Essa configuração indica que a maior parte do tempo é utilizada em atividades coerentes com o objetivo escolhido. Em contrapartida,  convém importante ressaltar que é impossível eliminar totalmente as urgências e as circunstâncias.

Saiba como mudar o modelo de gestão de tempo que você usa

 

Em princípio, a primeira coisa a ser modificada — e talvez a mais desafiadora — é o seu modelo mental. Isso envolve acreditar no seu poder pessoal para realizar mudanças em sua vida que envolvam maior organização, gerenciamento de tempo e tarefas, bem como a criação de uma rotina.

Aprimorar a gestão de tempo envolve não apenas mudar aquele velho padrão de pensamento: “Não gosto de agenda”, “Agenda me deixa sem flexibilidade”, “Rotina é monótono”, etc; mas também, criar gosto pelo uso de uma agenda, seja de papel, seja no celular ou computador, devido aos resultados positivos e notórios que essa atividade produz.

Após realizar o teste, analise seus resultados. Lembre-se: urgente é tudo aquilo que era importante que fosse feito, mas não foi. Elimine essas urgências, utilizando como exercício a seguinte sequência de perguntas:

• Como esta tarefa virou urgente?
• O que poderia ter sido feito para evitá-la?
• O que posso planejar a fim de evitá-la futuramente?
• O que posso delegar?

Após responder essas perguntas, organize as tarefas geradas, segundo as técnicas que apresentarei. Não menos importante é analisar o quanto do seu tempo foi gasto em atividades circunstanciais. Se esta esfera estiver alta no teste já citado, alguma das opções abaixo está acontecendo com você:

• Dificuldades em dizer NÃO;
• Falta de um objetivo relevante para a sua vida ou para o seu negócio;
• Estresse — o que o faz distrair-se facilmente com atividades que não trazem resultados;
• Combo das opções acima.

Se esse for o seu caso, crie um objetivo relevante, obtenha maior clareza do que é importante para você e priorize ações que o levarão até seu objetivo, utilizando os passos que serão sugeridos. Aprenda a dizer NÃO. Se você não se responsabilizar por sua vida, ninguém mais fará isso.

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Siga o passo a passo do método DRD

Gosto do método DRD — Descarregar, Reunir e Distribuir. Ao aplicar essa metodologia em sua nova rotina, lembre-se de que deve existir apenas uma agenda em seu planejamento. É ineficaz ter duas agendas (uma profissional e outra pessoal). Afinal, você possui apenas uma vida.

1º passo

Descarregar: coloque em uma folha todos os compromissos e tarefas que precisa executar na próxima semana. Não deixe faltar nada.

2º passo

Reunir: reúna os compromissos e tarefas de acordo com a similaridade entre eles.

3º passo

Distribuir: insira os compromissos no quadro do DRD (que disponibilizei na seção de Downloads), caso você escolha criar um planejamento padrão para as suas semanas, ou coloque-os em uma agenda, caso decida semanalmente como utilizará sua semana seguinte.

Eu, pessoalmente, prefiro criar um combo das duas opções: criar um padrão semanal fixo. Todavia, a cada semana, em especial no domingo, faço revisões no planejamento da a semana seguinte. Com o intuito de evitar o estresse, mantenho sempre uma semana flexível por programar apenas 60% do meu tempo (falarei sobre isso no 4º passo).

Com a finalidade de tornar tudo isso mais claro, observe no exemplo abaixo, a distribuição dos compromissos da semana de um empresário. Foi utilizada a seguinte legenda:

• Vermelho: compromissos urgentes;
• Amarelo: compromissos circunstanciais;
• Verde: compromissos Importantes.

Caso não possua períodos vagos, significa que possui tarefas demais. Então:

• Delegue tudo o que puder;

• Exclua tarefas que não sejam prioritárias naquela semana.

Se houver períodos vagos, vamos para o 4º passo!

4º passo

Nos espaços vagos, serão programados compromissos estratégicos — que garantirão o crescimento consistente de seu negócio — e outros que tragam equilíbrio à sua vida, como hobbies pessoais.

Nesses, foram utilizadas as seguintes legendas:

• Laranja: compromissos importantes, que trazem equilíbrio à vida, hobbies, etc.

• Roxo: compromissos estratégicos, que garantirão o crescimento da empresa, ajudando-a a funcionar com menor intervenção do dono.

Perceba que foram mantidos diversos espaços livres, como nas tardes de segunda, quinta e sexta, e entre os compromissos diários. O objetivo disso é simples: garantir que haja flexibilidade na agenda quando surgirem imprevistos, ou se não quiser sentir-se preso.

Caso aconteça alguma urgência, atualize sua agenda com essa urgência. Isso lhe ajudará posteriormente a saber o que precisa ser melhorado em seu planejamento.

Note também que foi programado um período na sexta — das 15:30 às 16:30 — um período para fazer o planejamento da semana seguinte. Essa atividade é importante e estratégica.

Tenha cuidado com as distrações

Se esta atividade é relevante no seu caso, escolha até 3 momentos no seu dia para ver seus emails e coloque em sua programação.

Um estudo realizado pelo pesquisador Kostadin Kushlev em Vancouver, Canadá, revelou que ver emails mais de 3 vezes no dia aumenta a ansiedade e o estresse.

É realmente necessário acessá-lo mais de 3 vezes? Conheça um outro estudo revelador.

Foco versus Distrações

Já é sabido por muitos que FOCO é a “capacidade de renunciar ao que não é prioritário, concentrando sua atenção em uma única coisa”. Ao cumprir as atividades presentes em sua programação, dedique-se apenas àquela atividade programada. Resista à tentação de realizar qualquer outra tarefa que surja em sua mente.

Segundo o livro A Única Coisa, de Gary Keller e Jay Papasan, pesquisas indicam que perdemos 28% de nosso tempo em um dia normal de trabalho, “multitarefando”. Sabe o que isso significa?

Isso quer dizer que, em uma jornada semanal comum de trabalho, perdemos 12h de nosso tempo! Com efeito, mais de 1 dia de trabalho é simplesmente jogado fora! Imagine o quanto conseguiria produzir nessas 12h semanais, ao longo de 1 ano (624 horas)?

Além disso, essa pesquisa não é a única sobre a ineficiência de “multitarefar”. Portanto, dedique-se a apenas uma tarefa por vez. Quer saber como? Veja as dicas a seguir!

Dicas para aumentar o foco

• Condicione-se a fazer uma tarefa por vez. Resista à tentação de multitarefar com qualquer tarefa que seja.
• Técnica Pomodoro: envolve manter o foco em uma tarefa por 25 minutos. Ao fim deste período, pausará por 5 minutos. A cada 4 repetições, pause 10 minutos.
• Coloque seu celular em modo avião, desative notificações de emails, entre outras.
• Comunique à sua equipe os horários em que não deverá ser interrompido. Se necessário, coloque um aviso em sua porta do tipo “Estou em reunião”.
• Resista ao pensamento “Não posso ficar incomunicável, pois pode acontecer alguma coisa…”. Use sua imaginação e procure prever o que pode acontecer. A partir daí, tome medidas preventivas. Por outro lado, evite cultivar pensamentos negativos quanto a tudo o que poderia acontecer de errado.  Com efeito, 99% de nossos medos não acontecem.
• Lembre-se do que já está acontecendo: você está perdendo 624 horas por ano, um gigantesco custo de oportunidade.

Entretanto, apesar dessas medidas, existe uma distração muito incômoda: aquela causada pela nossa mente.

Cale a voz mental

Logo após que você programou corretamente suas atividades na agenda, desativou quaisquer notificações e solicitou que não fosse interrompido, um outro problema ocorre. Agora é a sua mente que não para, continuamente desviando o foco da atividade em questão para qualquer outro assunto. O que fazer?

Com a finalidade de reduzir tais vozes, mantenha um bloco de anotações junto a você. Quando lembrar de alguma tarefa a ser feita, tiver uma ideia interessante ou lembrar de fazer uma ligação importante, faça uma breve anotação e retorne à atividade preestabelecida.  No próximo espaço vago que possuir em sua agenda, programe uma atividade relacionada a esse lembrete.

Certamente, essa não é a maneira definitiva de resolver este problema, nem explica a dimensão real desse problema tão comum. Se a sua mente lhe cansa, com questionamentos intermináveis, você terá uma grande queda de energia emocional. Manter uma energia emocional alta é fundamental para conseguir cumprir o que foi programado. Com a finalidade de ajudar meus clientes, realizo alguns testes comportamentais nos atendimentos, com finalidade de entender quais são os padrões sabotadores de suas mentes e assim calar de maneira quase definitiva essas vozes.

Use a tecnologia: apps úteis

Com efeito, seu smartphone pode (deve) ser um grande aliado da sua produtividade e da sua gestão de tempo. Existe uma grande oferta de apps úteis e gratuitos. Você poderá experimentar:

• Google Calendar: agende seus compromissos e salve-os na nuvem, em sua conta Gmail.

• Calendário do iPhone: meu preferido, pela simplicidade e sincronia com iCloud. Compatível com Gmail.

• Google Keep: crie listas de tarefas e lembretes. Também sincronizado com o Gmail.

• Lembretes para iPhone: guarde tarefas de forma recorrente ou circunstancial em sua conta iCloud.

• Evernote: crie textos e lembretes, contendo suas ideias e agrupando-os em cadernos. Salvo também em nuvem.

• Dropbox: nunca mais perca seus arquivos. Mantenha aqueles que são úteis sempre à mão.

Caso use iPhone, poderá utilizar os apps nativos, como Calendário e Lembretes. Os dados ficam armazenados em sua conta iCloud.

Ademais, existem milhares de aplicativos úteis a favor da produtividade. Esse é um assunto que vale a pesquisa, mas não é o fator decisivo para gerir melhor o seu tempo. Comece com as dicas já fornecidas.

Apesar das dicas fornecidas neste artigo sobre a gestão de tempo serem simples, não é fácil fazer essas ações virarem um hábito. Segundo pesquisas da University College de Londres, consolidar um hábito demora em média 66 dias. Portanto, não desista ao fim das primeiras semanas. Garanto que valerá a pena.

Deseja realizar o teste? Então, acesse o site da Triade do Tempo.

Deseja baixar o DRD? Clique em Downloads.

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“Para cada esforço disciplinado, há múltiplas recompensas” — Jim Rohn.

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