7 princípios essenciais para delegar tarefas com eficiência, eficácia e excelência

Tempo de leitura: 7 minutos

Delegar responsabilidades nem sempre é fácil. Muitos empreendedores temem que ao fazer isso, as tarefas não serão bem realizadas e isso pode ser um risco para a empresa. Por outro lado, gestores assumem um volume enorme responsabilidades e tentar fazer tudo sozinho pode ser desgastante.

Mas como delegar tarefas corretamente e alcançar os melhores resultados? Acompanhe 7 princípios fundamentais aos quais você deve estar atento! Mas, antes, vamos analisar o caso de Jorge e Marcos.

 

Um estudo de caso

Observe no caso abaixo a experiência de Jorge, dono de uma PME (pequena/média empresa), que delegou a Marcos um relatório a fim de ter mais tempo para dedicar-se a outras atividades e tente perceber o que ele fez de errado.

Tente descobrir o que Jorge fez de errado

Jorge: Marcos, preciso que elabore o documento X. Faça-o de acordo com os padrões da empresa, ok? Preciso também que seja bem cuidadoso e atencioso – não pode haver erros.

E nisso vai lá o Marcos, cheio de vontade de agradar o patrão. Trabalhou por alguns dias e, finalmente, o documento ficou pronto. Como Jorge pediu que tivesse atenção, ele passou o corretor ortográfico e …  voilà! Tarefa cumprida. Mas Jorge não fica satisfeito.

Jorge: Marcos! O que é isso? Pedi que fizesse com cuidado. Existem erros… e olhe esta formatação! Deixe que eu faço a partir daqui, ok?

Nesse momento, Jorge pensa:

“Não sei onde eu estava com a cabeça quando pedi isso a Marcos. Eu já sabia que ele não faria direito. Bem, já diz o ditado: ‘Se quero uma coisa bem feita…’”

Nesse momento, Marcos, antes cheio de vigor, sente-se frustrado e desanimado por 3 motivos:

1. Por não ter cumprido a tarefa corretamente, apesar de crer que tenha seguido as instruções;
2. Pela forma como Jorge conduziu a situação depois do erro, retirando sua autonomia;
3. Por sentir-se incapaz de assumir responsabilidades.

Mas onde exatamente está o erro? Na forma como Jorge delegou a tarefa.

Agora observe o que Jorge poderia ter feito

Jorge: Marcos, preciso que termine este documento. Sei que você é bastante cuidadoso em tudo o que faz, então, concluí que você é a pessoa certa para esta tarefa. Vamos lá?

Seja cuidadoso: atente-se à ortografia, o documento não poderá conter erros. Use o corretor automático do editor para conferir, mas, ainda assim, leia o texto para ver se algum erro passou despercebido. A formatação também é importante: use espaçamento duplo, fonte apenas Arial, tamanho 12, cor preta, enumere as páginas e inclua o logotipo colorido da empresa em todas as páginas. Na ultima página, coloque nossos dados empresariais. Todos esses requisitos estão aqui por escrito. Preciso deste documento até o dia 18. Entendeu bem a tarefa? Alguma dúvida?

Marcos: Entendi sim.

Jorge: Então, pode repetir para mim?

Marcos: Você precisa que…

Jorge: Exatamente. O resultado que eu espero é um documento isento de erros e padronizado. Este é o roteiro padrão para futuros documentos – tarefa que desejo que passe a ser sua. Acha que algo poderia impedir o cumprimento desta tarefa?

Marcos: Bem, possuo outros relatórios para fazer, mas acredito que consigo dar conta desta tarefa.

Jorge: Ok. Façamos assim: até o dia 12, mostre-me o resultado parcial. Assim, posso ajudar-lhe caso ocorram imprevistos ou o documento precise de ajustes. Na sua opinião, qual é a melhor maneira de executar esta tarefa? Alguma sugestão?

Marcos: Primeiramente, vou falar com o pessoal do marketing para solicitar o logotipo da empresa e ajustarei as configurações do editor de texto para padronizar futuros documentos. Acho melhor fazer um pouco cada manhã, pois a tarde sofro muitas interrupções.

Jorge: Ótimo!

Ao fazer dessa forma, Jorge conseguirá:

1. Mais tempo para dedicar-se a atividades estratégicas;
2. Mais liberdade para usar seu tempo conforme desejar;
3. Criar um ambiente favorável ao engajamento e comprometimento de seus colaboradores.

Agora, fique atento aos princípios para delegar tarefas de modo eficaz

O que é óbvio para você pode não ser para a outra pessoa – e, geralmente, não é. Por isso, é importante certificar-se de que a mensagem emitida por você será claramente entendida pelo seu colaborador da forma que deseja, além de fornecer-lhe todos os subsídios necessários para que ele possa desenvolver-se nesta tarefa.

Então, vejamos os princípios envolvidos e como se aplicam ao caso que consideramos.

1. Seja claro nas instruções

Em vez de apenas usar palavras como ‘atencioso’ e ‘cuidadoso’, diga exatamente o resultado que você espera. Para isso, tenha clareza do que realmente deseja, como vimos no caso:

“Seja cuidadoso: atente-se à ortografia, o documento não poderá conter erros. Use o corretor automático do editor para conferir, mas, ainda assim, leia o texto para ver se algum erro passou despercebido. A formatação também é importante…”.

2. Coloque por escrito

Dependendo do quão detalhada for a tarefa, forneça as ordens por escrito, além da explicação verbal. Isso evitará mal-entendidos e esquecimentos por parte do colaborador.

“Todos esses requisitos estão aqui por escrito”.

3. Recapitule

Peça para que seu colaborador recapitule o passo-a-passo para ter certeza de que ele realmente entendeu e que fará o que você espera dele.

“Pode repetir para mim?”.

4. Deixe claro o resultado final esperado

É importante que você especifique o que você espera ter como resultado final ao delegar tarefas.

“O resultado que eu espero é um documento isento de erros e padronizado. Este é o roteiro padrão para futuros documentos – tarefa que desejo que passe a ser sua”.

5. Estipule um prazo e acompanhe

Não é suficiente nem produtivo apenas delegar tarefas e deixar que o colaborador faça tudo sem que você dê o suporte necessário. Então, acompanhe o processo de execução fornecendo a ajuda necessária.

“Preciso deste documento até o dia 18. Entendeu bem a tarefa? Alguma dúvida?”

6. Previna-se contra possíveis obstáculos

Não é possível prever o futuro, mas é importante que esteja atento a possíveis contratempos que possam ocorrer no decorrer do cumprimento da tarefa. Então, certifique-se de que nada impeça que o colaborador faça um bom trabalho.

“Acha que algo poderia impedir o cumprimento desta tarefa?”            

7. Escute

Permita que o colaborador opine sobre a tarefa e atue com mais autonomia para decidir algumas coisas. Pergunte e escute com atenção. O que você deseja é o resultado final – e pode existir diversas maneiras diferentes para chegar ao mesmo resultado.

“Na sua opinião, qual é a melhor maneira de executar esta tarefa? Alguma sugestão?”          

Algumas dicas adicionais

A pior coisa que você poderia fazer é assumir a tarefa para si e realizá-la. Em vez disso, use os erros como fontes de aprendizado, tanto para seus colaboradores como para você mesmo. Analise onde e como ocorreu o erro, tanto de sua parte como da parte do colaborador, e volte a delegá-la.

Então, aí vão algumas dicas:

• Tenha clareza de onde deseja chegar com o seu negócio. Isso o ajudará a lembrar-se da necessidade de ter bons colaboradores, mesmo que estes sejam produzidos por você mesmo;
• Aumente o engajamento do seu colaborador por mencionar a importância desta tarefa ao sucesso da empresa. O colaborador se sentirá útil;
• Seu colaborador não é seu clone para fazer as coisas do jeito como você as idealizou. Por isso, esteja à disposição para ajudá-lo no cumprimento da tarefa ao mesmo tempo em que o educa a fazer da forma correta;
• Aprimore-se como Líder.

Nem sempre será fácil aplicar os princípios aqui citados. Delegar tarefas com eficácia é um desafio que será superado gradualmente com a prática. Ainda assim, seus colaboradores cometerão erros porque, afinal, ninguém é perfeito – nem você. Mas, seguindo essas sugestões, você será terá sucesso em delegar tarefas com eficiência, eficácia e excelência!

Gostou das sugestões? Então, compartilhe nos comentários suas boas experiências ou dificuldades ao delegar tarefas aos seus colaboradores!

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